Karjalan Liitto uudisti jäsenrekisterinsä ja toimintatapojaan Vitec Avoinen kanssa. Uudistus oli osa laajempaa kehitystyötä, jossa tavoitteena oli kehittää Liiton toimintaa vastaamaan nykypäivän tarpeisiin, mutta perinteitä kunnioittaen. Sense Jäsenrekisterin käyttöönotto on tuonut tehokkuutta ja uusia mahdollisuuksia niin Liiton hallintoon kuin jäsentoimintaan.
Karjalan Liitto ry on valtakunnallinen kulttuuri- ja kansalaisjärjestö, jonka tehtävänä on edistää, säilyttää ja uudistaa karjalaista kulttuuriperintöä Suomessa. Jäsenistö koostuu sekä karjalaistaustaisista että karjalaisesta kulttuurista kiinnostuneista henkilöistä. Liittoon kuuluu 17 piiri- ja liittotason organisaatiota ja noin 300 jäsenyhdistystä, joiden kautta tavoitetaan noin 17 000 henkilöjäsentä.
”Hyppäsin projektiin vauhdista mukaan. Samalla, kun opettelin vanhaa rekisteriä, oltiin jo rakentamassa uutta. Vitec Avoinen asiantuntijatiimin tuella projekti sujui kuitenkin erittäin hyvin", kertoo Outi Kuivasniemi, joka toimii Karjalan Liiton järjestökoordinaattorina ja vastaa jäsenpalveluista.
Sense Jäsenrekisteri otettiin käyttöön loppuvuodesta 2024, ja vuoden 2025 alussa se avattiin myös jäsenyhdistysten käyttöön. Samalla otettiin käyttöön mobiilijäsenkortti sekä liittymislomake maksutoiminnolla. Projektissa kiinnitettiin erityistä huomiota Karjalan Liiton monitasoiseen jäsenrakenteeseen, jossa henkilöllä voi olla useita samanaikaisia jäsenyyksiä eri seuroissa ja piireissä.
"Vitec Avoinella osattiin hienosti ottaa huomioon meidän erityistarpeemme. Uuden järjestelmän hakutoiminto on helpottanut erityisesti laskutusta ja uutiskirjelistojen muodostamista", Kuivasniemi kertoo.
Jäsenkoordinaattorin työnkuva on monipuolinen, ja Kuivasniemi vastaa yksin jäsenlaskutuksesta. Aiemmin jäsenlaskutuksen kanssa meni tuntikausia tulostamiseen, kuorien lähettelyyn ja postittamiseen. Sense Jäsenrekisterin myötä laskutus on tehostunut merkittävästi, ja työaikaa on vapautunut muihin tehtäviin.
"On myös hienoa, että saatiin viimein mobiilijäsenkortti käyttöön. Se tuntui konkreettiselta osoitukselta siitä, että Karjalan Liitto uudistuu."
Jäsenrekisterin uudistus saatiin vietyä maaliin ripeässä aikataulussa, vaikka Karjalan Liiton alkuperäinen projektivastaava vaihtui heti alkumetreillä. Yhteistyö on ollut toimivaa ja Kuivasniemi kiittelee Vitec Avoinen asiantuntevasta tuesta läpi projektin.
Asiakkaan toiveiden mukaan projektin aikana järjestelmää testattiin paljon. Tämä toi varmuutta käyttöönottoon ja Avoinen kokemus järjestökentästä tuli selkeästi esille, kun mahdollisiin ongelmiin löytyi ratkaisut nopeasti.
”Ensimmäinen iso jäsenlaskutus toteutettiin yhdessä, mikä toi turvallisuuden tunnetta. Projektinhallinta oli loistavaa ja tunnelma mutkaton. Tiesin koko ajan, mitä minun pitää seuraavaksi tehdä ja missä mennään”, Kuivasniemi kiittelee.
"On ollut hienoa päästä auttamaan Karjalan Liittoa uudistumaan ja löytämään tasapaino perinteiden ja nykypäivän ratkaisujen välillä. Sense Jäsenrekisteri vastaa tämän päivän tarpeisiin, mutta mukautuu myös tulevaisuuden kehityksiin", kertoo Vitec Avoinen projektipäällikkö Sanna Judén.
Vitec Avoinen asiakaspalvelu ja koulutukset tarjoavat jatkuvaa tukea myös projektin jälkeen. Kuivasniemi antaa positiivista palautetta Avoinen pääkäyttäjäkoulutuksille ja tukipalveluille: ”Apua on ollut helposti saatavilla ja teknisestä tuesta ovat kärsivällisesti vastanneet moniin kysymyksiini.”
Uuden Sense Jäsenrekisterin jalkautus jäsenyhdistyksille on käynnissä ja vastaanotto on ollut myönteinen. Yhteistyö Vitec Avoinen kanssa jatkuu järjestelmän kehittämisen parissa.
Laita viestiä tai soita, niin kerron tarkemmin Sense Jäsenrekisteristä.
Autan mielelläni löytämään ratkaisut teidän järjestönne tarpeisiin.
Mikko Mantere, myyntipäällikkö
040 0200505
Lähetä sähköpostia
