Suomen 4H-liiton otti käyttöön Sense Jäsenrekisteriin toukokuussa 2020. Liitossa oli pohdittu hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa, kuinka uuden jäsenrekisterin lähes 300 käyttäjän tukipalvelut tullaan järjestämään. Lopulta päädyttiin luomaan jäsenrekisterille oma sisäinen HelpDesk-tukipalvelu.
HelpDesk on vuosien aikana kehittynyt käyttäjien tarpeiden mukaan. Sense Jäsenrekisterin käyttöönottovaiheessa tukipalvelu vaatii luonnollisesti enemmän henkilöresursseja, kun yhdistyskäyttäjiä koulutettiin ja opastettiin uuden järjestelmän käyttöön.
”Käyttöönotto oli valtava rutistus koko organisaatioltamme. Järjestimme 20 valtakunnalta koulutus ja lisäksi jokaisen yhdistyskäyttäjän tuli tarkistaa kaikki jäsentiedot ja tehdä pieniä muutoksia, sillä jäsenyyden käsittely ja muun muassa laskutustapa muuttuivat hieman uudistuksen myötä”, kertoo HelpDesk-tukipalvelun innovaattori ja Sense Jäsenrekisterin pääkäyttäjä Patrik Lindfors.
HelpDesk-tukipalvelulle on luotu selkeät toimintamallit. Sen työntekijöillä on käytössä käsikirja, joka sisältää vastaukset lähes kaikkiin kysymyksiin. HelpDeskin palveluihin kuuluu olennaisena osana myös käyttäjäkoulutukset. Peruskoulutuksen suorittaneet käyttäjät voivat myöhemmin osallistua erilaisiin teemakoulutuksiin. Vuosittain koulutetaan jopa 40 uutta yhdistyskäyttäjää.
”Me HelpDeskin työntekijät osallistumme aktiivisesti Vitec Avoinen järjestämiin koulutuksiin, jotta oma tietotaitomme kehittyy ja kykenemme ottamaan kaikki mahdolliset tehot irti jäsenrekisteristä”, Patrik tarkentaa ja muistuttaa, että HelpDesk palvelee yhdistyskäyttäjien lisäksi liiton omia työntekijöitä
Sense Jäsenrekisteri, jolle 4H-liitto on antanut lempinimen Jästeri, on tehokkaassa käytössä ja sitä voitaisiin kutsua jopa enemmän toiminnanohjausjärjestelmäksi. Kun lasketaan yhteen liiton työntekijät, yhdistyskäyttäjät ja lopulta jäsenet, niin jäsenrekisteri pyörittää kymmenin tuhansien henkilöiden tietoja.
”Jäsenrekisterin uudistuksessa lähdimmekin aikoinaan hakemaan järjestelmää, joka taipuu liiton ja sen paikallisyhdistysten moninaisiin tarpeisiin. Lisäksi järjestelmän tuli olla sellainen, jota on helppo kehittää myös tulevaisuudessa”, Patrik sanoo.
Käyttöönottovaiheessa HelpDesk palveli sekä Teams-kanavalla että sähköpostilla. Tällä hetkellä HelpDesk palvelee pääsääntöisesti sähköpostin välityksellä ja vastauksen saa lähes poikkeuksetta saman päivän aikana.
”Olemme toteuttaneet kaikkien yhdistyskäyttäjien saataville runsaasti ohjemateriaalia ja uusimpana lyhyitä opastusvideoita, joilla neuvotaan tietyt prosessit alusta loppuun. Myös HelpDeskin toiminta kehittyy jatkuvasti – aina asiakkaidemme tarpeen mukaan”, kiteyttää Patrik.
4H-liiton HelpDesk on liiton itse toteuttama ja kehittämä tukipalvelu Sense Jäsenrekisterin käyttäjille. 4H-liitolla on monipuolisesti käytössä Vitec Avoinen palveluita: Sense Jäsenrekisteri, Avoine Mobiilijäsenkortti sekä Avoinen toteuttama verkkosivusto. Lisäksi paikallisyhdistykset hyödyntävät Vitec Avoinen tarjoamaa Yhdistysavain-palvelua.
Tutustu tarkemmin Sense Jäsenrekisterin mahdollisuuksiin.
Laita viestiä tai soita, niin kerron tarkemmin Sense Jäsenrekisteristä.
Autan mielelläni löytämään ratkaisut teidän järjestönne tarpeisiin.
Mikko Mantere, myyntipäällikkö
040 0200505
Lähetä sähköpostia
