Uusia näkökulmia pääkäyttäjän arjen hallintaan

Pääkäyttäjän arki koostuu usein kymmenistä asioista. Moni toimintatapa on muotoutunut ajan saatossa helpoksi rutiiniksi. Sitten on niitä hieman hankalia toimintoa, mutta ”kun näin on aina tehty”.

Kun organisaatio muuttuu tai tehtäväkuvat laajenevat, voi arki muuttua hyvin nopeasti hektiseksi. Yksittäisetkin asiat voivat tuntua vievän suhteettoman paljon huomiota. Pääkäyttäjä saattaa kantaa harteillaan monia rutiineja, joille ei enää edes löydy selkeää perustetta.

Asiantuntijamme ovat keränneet vinkit, jotka haastavat sinua ajattelemaan hieman boxin ulkopuolelta. Vinkkien avulla voit pysähtyä pohtimaan tuttuja rutiineja uusista näkökulmista ja löytämään yksinkertaisempia tapoja tehdä asioita.

Voiko toimintatapoja muuttaa?

Mistä nykyiset toimintatavat kumpuavat?

Nykyiset käytännöt voivat olla perua vanhasta jäsenrekisteristä tai vähitellen muotoutuneista kirjoittamattomista säännöistä. Myös liiton ja yhdistysten viralliset säännöt ohjaavat toimintaa, mutta niidenkin on hyvä elää ajassa.

Kun arki tuntuu raskaalta, kannattaa tarkastella:

• Miksi asiat tehdään kuten tehdään?
• Voisiko prosesseja yksinkertaistaa?
• Onko aika uudistaa toimintatapoja?

Pienetkin muutokset voivat helpottaa paljon. Esimerkiksi uusien jäsenten laskutus voidaan hoitaa heti liittymisen yhteydessä. Näin heistä tulee suoraan aktiivisia jäseniä ilman erillistä hyväksymisvaihetta.

Tekevätkö ihmiset oikeita asioita?

Monessa organisaatiossa tehtäväkuvat laajenevat pikkuhiljaa sen sijaan, että niitä selkeytettäisiin. Pääkäyttäjä huomaa usein olevansa mukana lähes kaikessa. Ei siksi, että niin olisi tarkoitus, vaan siksi että ”hän osaa ja tietää”.

Todellisuudessa Sense Jäsenrekisteri on koko organisaation työkalu. Vastuut voidaan jakaa eri osa-alueiden asiantuntijoille. Kaikkeen ei tarvita pääkäyttäjää. On hyvä myös pysähtyä miettimään liiton ja yhteiskäyttäjien vastuiden rajaa, ja miten yhteistyötä voidaan tukea esimerkiksi käyttökoulutuksilla.

Kun tietopääoman hyödyntämistä ja ylläpitoa jaetaan, arki helpottuu kaikilta. Prosessit nopeutuvat, riippuvuus yksittäisten henkilöiden aikatauluista vähenee ja organisaation sisäinen yhteistyö vahvistuu.

Rutiinitoimintojen paketointi tai automatisointi

Monen pääkäyttäjän arki täyttyy toistuvista tehtävistä. Tilastointi, jäsenyyksien passivointi ja maksumuistutukset vievät helposti ison osan työajasta.

Mieti, miten rutiinit voisi paketoida tai automatisoida. Toistuviin tehtäviin kannattaa luoda selkeä konsepti. Näin työ hoituu aina samalla tavalla.

Sense Jäsenrekisterin avulla esimerkiksi uudet käyttäjätunnukset ja salasanat lähtevät yhdellä toiminnolla, tai lehtien osoiteaineistot siirtyvät napin painalluksella suoraan painotaloon. Toimintoja voi myös ajastaa. Uudet jäsenet voidaan laskuttaa jo liittymisvaiheessa, jolloin erillistä hyväksymistä ja laskutusta ei tarvita.

Kun rutiinit sujuvoituvat, aikaa vapautuu enemmän niihin tehtäviin, jotka vaativat pääkäyttäjän osaamista ja harkintaa.