Pääkäyttäjän arki voi olla ajoittain hyvinkin hektistä – erityisesti jäsenvuoden vaihtuessa. Moni asia kilpailee huomiosta ja vauhtisokeus iskee helposti. Miten pitää langat käsissä ilman "henkistä hyperventilaatiota"? Avoinen asiantuntijat ovat keränneet toimivat vinkit helpottamaan pääkäyttäjien arkea.
Usein kiireessä tehtävien määrä tuntuu ylitsepääsemättömältä, vaikka todellisuudessa tehtäviä olisikin vähemmän kuin ajattelet. Aloita tekemällä konkreettinen lista tehtävistä, jotta hahmotat todellisen tilanteen.
Tunnista tehtävien tärkeys ja yhteydet toisiinsa. Jotkin asiat voivat vaatia etukäteisvalmisteluita ja -selvittelyitä tai asioiden pitää edetä tietyssä. Nyt voit priorisoida työtehtävät ja hoitaa ensin helpot tai kriittiset asiat pois alta, niin pääset keskittymään tärkeimpiin.
Kun tehtävälista on selvä, on aika jäsentää tekeminen. Mieti, voitko yhdistää samankaltaisia tehtäviä vai eteneekö ne paremmin pieniessä erissä.
Varaa kalenteriisi työtehtävät vaikkapa näin:
a) lyhyet sprintit, jolloin yhdelle tehtävällä varataan 30–60 min.
b) tehotunteihin, jolloin teet isompia kokonaisuuksia ja varaa 2–3 h.
Tekemällä itsellesi selkeän toimintasuunnitelman, pysyt helpommin asiassa ja saat enemmän aikaan vähemmällä stressillä. Muista, että suunnitelmallisuus on tehokasta arjen hallintaa.
Epävarmuus vie yllättävän paljon energiaa. Kun tiedät mitä teet, voit edetä luottavaisin mielin. Kysy rohkeasti niin oman organisaation sisällä kuin Avoinen asiakaspalvelusta. Jahkailu vie enemmän aikaa kuin haasteen ratkaiseminen. Kun jokin asia menee oman mukavuusalueen ulkopuolelle, niin rohkeasti vain sitä kohti. Ole avoin oppimaan uutta ja muista, ettei tyhmiä kysymyksiä ole olemassa.
Anna itsellesi lupa keskittyä. Sulje Slackit, Teamsit, sähköpostit ja puhelin. Laita villasukat jalkaan, kuulokkeet korville ja poppi soimaan. Anna itsellesi lupa eristäytyä, sillä keskeytykset ja asiaan uudelleen palaaminen varastavat energiaasi. Sinun ei tarvitse aina olla kaikkien tavoitettavissa. Luo siis itsellesi sopiva ja viihtyisä työtila. Kun pääset kunnolla vauhtiin, myös haastavat tehtävät sujuvat paremmin.
Hektisen työpäivän päätteeksi voi olla olo, ettei ole saanut mitään aikaan. Merkitse valmiit tehtävät tehdyiksi ja tee oma edistyminen näkyväksi itsellesi – ja tarvittaessa myös muille. Pieni mutta tärkeä keino oman työn arvostamiseen ja motivaation ylläpitoon. Oman tekemisen näkyväksi tekeminen palkitsee ja on henkinen taputus omalle olalle hyvästä työstä!
Sisäinen dokumentaatio on tärkeä osa pääkäyttäjän tehtäviä. Kun asiat on kirjattu selkeästi ylös, ei kaikki tieto ole vain pääkäyttäjän päässä. Laadukas dokumentaatio säästää aikaa koko organisaatiolta – myös sinulta.
Dokumentaatioon voi kuulua esimerkiksi pääkäyttäjän laatimat rekisterin käyttöohjeet, vuosikellon ylläpitäminen, yksittäisiä prosesseja koskevat dokumentaatiot sekä GDPR:n mukaiset tietosuojaohjeistukset.
Laita viestiä tai soita, niin kerron tarkemmin Sense Jäsenrekisteristä.
Autan mielelläni löytämään ratkaisut teidän järjestönne tarpeisiin.
Mikko Mantere, myyntipäällikkö
040 0200505
Lähetä sähköpostia