Vitec Avoine toteuttaa verkkosivustoja nyt myös WordPress-julkaisujärjestelmällä! Tutustu: Avoine Verkkopalvelut

Jäsenrekisteri tukee liiton toimintaa nyt ja tulevaisuudessa

Lihastautiliitto on valtakunnallinen vammaisjärjestö, jonka päämääränä on tukea lihassairaiden ihmisten oikeutta yhdenvertaiseen, monimuotoiseen ja hyvään elämään. Vuonna 2023 Lihastautiliitto uudisti jäsenrekisterinsä yhteistyössä Vitec Avoinen kanssa. Uusi Sense Jäsenrekisteri palvelee nyt liiton lisäksi kaikkia alueellisia jäsenyhdistyksiä ja niiden henkilöjäseniä.

”Tavoitteenamme oli saada Lihastautiliitolle nykyaikainen ja monipuolinen jäsenrekisteri, jota on tulevaisuudessa helppo sekä käyttää että päivittää järjestön toiminnan kehittyessä", kertoo liiton toiminnanjohtaja Sari Kuosmanen.

Kuosmanen toimi jäsenrekisterin muutosprojektin liikkeelle panevana voimana ja taustatukena läpi haastavan projektin. Projektitiimi koostui kattojärjestön työntekijöistä sekä yhdestä jäsenyhdistyksen työntekijästä. Liiton puolelta projektivastaavana toimi järjestöpäällikkö ja jäsenrekisterin pääkäyttäjä Elina Soini.

”Meillä oli loistava ja monipuolinen projektitiimi, jossa saatiin hyvin esille erilaisia näkökulmia ja ratkaisuja", kertoo Soini.

Lihastautiliitolla on jo muutaman vuoden ollut käytössä Vitec Avoinen toteuttama Kurssirekisteri, joka suunniteltiin ja toteutettiin yhteistyössä Aivoliiton ja Maksa- ja munuaisliiton kanssa. Kurssirekisterin avulla on ylläpidetty nimensä mukaisesti liiton kurssitoimintaa. Kesällä käyttöönotettu Sense Jäsenrekisteri liitettiin osaksi Kurssirekisteriä.

Jäsenrekisteri osana digitaalisia palveluita

Jäsenrekisterin uudistamisella on haluttu auttaa yhdistyksiä toimimaan helpommin ja tehokkaammin nyt ja tulevaisuudessa. Palveluiden käyttäjät ovat tottuneet toimimaan verkossa ja toivovat entistä enemmän digitaalisia palveluita.

Lihastautiliiton 12 alueellisen jäsenyhdistyksen toimintaa ylläpidetään pääsääntöisesti vapaaehtoisten jäsenten voimin. Lihastautiliiton jäseneksi liittyminen tapahtuu jäsenyhdistysten kautta, joten jäsenrekistereiden hallinnointi on ensisijaisesti yhdistysten vastuulla. Aiemmin yhdistykset ovat hoitaneet myös jäsenlaskutuksen itsenäisesti. Tietojen keskittäminen Sense Jäsenrekisteriin mahdollistaa vuosittaisen jäsenlaskutuksen siirtymisen liiton vastuulle.

”Keskitetty jäsenlaskutus on iso apu jäsenyhdistyksille, joissa laskutus on aiemmin hoidettu vapaaehtoisvoimin. Sensen tarjoama mahdollisuus paperittomille laskuille ja muulle jäsenviestinnälle on sekä askel kohti kestävämpää tulevaisuutta kuin myös iso kustannussäästö pienelle yhdistykselle, jolle postimaksuista on helposti muodostunut iso kuluerä", kertoo Soini uuden järjestelmän hyödyistä.

Yhdistykset hallinnoivat jatkossakin itse omia jäsenrekistereitään Sense Jäsenrekisterin kautta. Alueyhdistysten toimihenkilöillä on järjestelmään tarvittavat käyttöoikeudet ja jäsenet pääsevät itse päivittämään omia tietojaan. Yhteinen jäsenrekisteri helpottaa ja tehostaa niin valtakunnallista kuin paikallistakin jäsenviestintää.

”Sensen kautta voimme tehdä kohdennettua viestintää esimerkiksi eri ikä- ja diagnoosiryhmille. Liitossa huolehdimme valtakunnallisesta viestinnästä ja jäsenyhdistykset voivat tehdä omille jäsenilleen paikallisesti kohdennettua viestintää tekstiviestillä, sähköpostilla tai paperikirjeenä", Soini kertoo.

Saavutettavat digitaaliset palvelut tarjoavat jäsenille merkittäviä hyötyjä. Lihastaudeissa on monia satoja eri diagnooseja ja kaikki lihastaudit ovat harvinaisia. Voi olla, ettei sairaus näy päällepäin lainkaan tai toisaalta toimintakyky voi olla hyvinkin rajoittunut. Näin ollen jäsenillä on hyvin erilaisia tarpeita palveluiden suhteen.

”Jäsenlehteämme on toivottu sähköisenä, koska kaikilla ei esimerkiksi ole voimia kääntää perinteisen paperilehden sivuja. Tulevaisuudessa jäsenlehti on tarkoitus saattaa myös sähköiseen lehtimuotoon. Kun tämä tapahtuu, jäsenemme voivat Sense Jäsenrekisterissä valita jäsenlehden sähköisenä versiona tai paperiversiona, mikäli se sopii itselle paremmin", kertoo Kuosmanen.

Sense Jäsenrekisteri on toimiva uudenaikainen rekisteri, jota voidaan mukauttaa käyttäjien tarpeiden mukaan. Hyvänä esimerkkinä on Mobiilijäsenkortti, joka otetaan käyttöön Lihastautiliiton alueellisten jäsenyhdistysten jäsenille.

”Meillä ei aiemmin ollut järjestelmää, jonka avulla olisimme voineet helposti tarjota jäsenetuja. Mobiilijäsenkortin avulla voimme tarjota jäsenillemme erilaisia etuja, joita he voivat hyödyntää niin paikallisesti kuin kaikkialla Suomessa. Odotamme mielenkiinnolla, kuinka Mobiilijäsenkortti otetaan vastaan", Kuosmanen jatkaa.

Tavoitteena tehokkuus ja riskien hallinta

Lihastautiliiton uudelle jäsenrekisterille asettamat tavoitteet on saavutettu erinomaisesti. Riskienhallinta on merkittävästi paremmalla tasolla ja toimintaa on saatu tehostettua. Pääkäyttäjän näkökulmasta rekisteri on oikein toimiva ja helppo käyttää – kunhan malttaa toimintoja hetken opetella.

”Olemme saaneet erinomaista palvelua ja tukea järjestelmän käyttöönotossa. Vitec Avoine piti kaksi kattavaa perehdytystä, jotka olivat täyttä asiaa ja hyvin organisoitu. Molemmista on tallessa sekä videotallenteet että kirjalliset materiaalit, jotka olemme voineet jakaa myös yhdistysten vapaaehtoisten käyttöön", Soini kertoo ja kiittää Vitec Avoinen projektipäällikkö Sanna Judénin ammattitaitoista, ystävällistä ja jämäkkää toimintaa koko projektin ajalta.  

Sense Jäsenrekisteri tarjoaa sekä liitolle että alueelliselle yhdistyksille valtavasti mahdollisuuksia uudistua ja kehittää toimintaansa. Järjestelmän monipuoliset käyttömahdollisuudet tulevat helpottamaan merkittävästi yhdistyksessä toimivien henkilöiden työskentelyä.

”Tavoitteenamme on saada kaikki yhdistysten luottamustoimijat käyttämään Sense Jäsenrekisteriä sujuvasti heille tarpeellisella laajuudella. Jalkautus alueyhdistyksille jatkuu ja liitolta on kattavasti tarjolla apua ja tukea muutosvaiheeseen", Soini tarkentaa.  

Vitec Avoinen henkilökunta on asiakkaan tukena käyttöönotossa mahdollisesti vastaan tulevien haasteiden ratkomisessa sekä palvelun kehitystyössä.

"Riskienhallinnan näkökulmasta Sensen käyttö on nyt hyvällä tasolla. Rekisterin käyttö ei ole enää tiukasti henkilösidonnainen tai sidoksissa tiettyyn ohjelmaan tietyllä koneella. Rekisteriä voi käyttää kuka tahansa oikeudet omaava ja missä tahansa. Tämä on ensiarvoisen tärkeää työn suunnittelun ja resursoinnin näkökulmasta", Kuosmanen tähdentää.

”Kumppanuus Vitec Avoinen kanssa on toiminut erinomaisen hyvin. Tarvittaessa on kyetty joustamaan ja tarjoamaan ratkaisuja juuri meidän tarpeisiimme. Haluan myös kiittää pääkäyttäjille saatavilla olevasta aktiivisesti päivittyvästä tukimateriaalista ja joka toinen viikko tarjolla olevista maksuttomista koulutuksista, joissa esimerkiksi laskutusta on käyty vaihe vaiheelta käyty läpi", summaa Soini.

Lihastautiliiton toimintaan voit tutustua tarkemmin täällä.
Sense Jäsenrekisterin monipuolisiin käyttömahdollisuuksiin voit tutustua täällä.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä

Laita viestiä tai soita, niin kerron tarkemmin Sense Jäsenrekisteristä.
Autan mielelläni löytämään ratkaisut teidän järjestönne tarpeisiin.

Mikko Mantere, myynytipäällikkö
040 0200505
Lähetä sähköpostia