Nykyaikana käytännössä kaikki yhdistykset ja seurat tarvitsevat sähköisiä apuvälineitä toimintansa tueksi. Tekemällä huolellisen kartoituksen kotisivualustoista ja valitsemalla järkevästi säästää yhdistys paljon aikaa, rahaa ja hermoja.
Nykyaikana käytännössä kaikki yhdistykset ja seurat tarvitsevat sähköisiä apuvälineitä toimintansa tueksi. Pieni porukka voi onnistua toimimaan pelkästään WhatsAppin ja sähköpostien varassa, mutta jos toiminnan halutaan laajentuvan, tarvitaan jossakin vaiheessa muutakin. Sosiaalinen media, kuten Facebook ja Instagram, tukevat viestintää, mutta kaikki ihmiset eivät halua käyttää sosiaalista mediaa. Yhdistys ei voi myöskään taata, että sosiaalisen median alusta säilyttää tiedot yhdistyksen hallussa pitkällä tähtäimellä. Lisäksi tärkeän tiedon jäsentäminen ja etsintä sosiaalisen median palveluissa on haastavampaa.
Erilaisia alustoja erilaisille toimijoille
Erilaisia kotisivualustoja ja työkaluja on saatavilla paljon. Ensimmäiseksi kannattaa varmistua, että harkittu palvelu on käyttökelpoinen nimenomaan yhdistykselle, jonka käyttöön se tulee. Viitteitä tähän voi saada siitä, että myös muut vastaavat yhdistykset ovat päätyneet kyseisen alustan käyttäjiksi. Myös kysymällä heidän kokemuksiaan heidän käyttämästään kotisivualustasta voi saada hyödyllistä tietoa sen ominaisuuksista.
Ennen valintaa on myös pohdittava ketkä yhdistyksessä tulevat vastaamaan kotisivuista. Mikä on heidän osaamisensa taso? Monipuolisinkaan järjestelmä ei palvele tehtävässään, mikäli sitä käyttävillä ihmisillä ei ole aikaa perehtyä siihen tai sen käyttö on yksinkertaisesti liian monimutkaista.
Sinänsä pätevän, mutta jostain syystä tarkoitukseen soveltumattoman kotisivualustan valinta maksaa valtaisin määrän aikaa ja turhautumista, mahdollisesti rahaakin. Erilaisilla ryhmillä on eri tarpeita – se, mikä saattaa toimia loistavasti yritykselle ei ehkä täysin vastaa yhdistyksen tarpeisiin ja päinvastoin. Iso ja aktiivinen urheiluseura tarvitsee erilaisia toimintoja (esimerkiksi erinäköisiä alisivustoja eri lajeille) kuin pieni yhdistys, jolle riittävät suppeammat kotisivut tärkeistä asioista tiedottamiseen. Samoin sivustolleen kehittyneitä verkkokauppatoimintoja kaipaava järjestö joutuu panostamaan alustaan, josta nämä ominaisuudet löytyvät.
Kannattaa myös kiinnittää huomiota siihen, kuinka helposti yhdistyksen tyypillisesti käsittelemät ja päivittämät sisältötyypit ovat hallittavissa tietyllä alustalla. Mikäli esimerkiksi aktiivisesti toimivan yhdistyksen uutisten hallinta on kömpelöä, on alusta tarkoitukseensa soveltumaton muista mahdollisesti hienoista ominaisuuksistaan huolimatta.
Tietoturva ja saavutettavuus
Ei ole toivottavaa, että yhdistys joutuu henkilö- ja muiden tietojen lisäksi huolehtimaan myös teknisestä tietoturvasta. Jos alustan tietoturva on kyseenalainen, on sitä paras yksinkertaisesti välttää. Markkinoilta löytyy useita alustoja, jotka huolehtivat järjestelmän teknisestä tietoturvasta yhdistyksen puolesta ilman, että tähän palvelun valinnan jälkeen tarvitsee kiinnittää huomiota.
Tietoturvan lisäksi kannattaa myös varmistaa, että työkalulla on mahdollista laatia saavutettavia sivustoja ilman erillistä vaivaa. Tarkat saavutettavuusvaatimukset riippuvat kohderyhmästä, mutta nykyaikaiset työkalut auttavat välttämään selkeitä virheitä ja huonoja käytäntöjä.
Käyttötuki ja kehitys
Käyttöönoton jälkeenkin voi olla tarpeen kysyä neuvoa. Jos sivusto on rakennettu työkaluilla, jotka vain yksi yhdistyksen jäsen tuntee tai voi kohtuudella omaksua, on tuki niin ikään yhden henkilön varassa. Tämä tuottaa helposti ikäviä yllätyksiä ja pattitilanteita, jos järjestelmän kanssa toimimaan kykenevä henkilö ei ole saatavilla.
Myös asiakaspalvelun saatavuuteen on hyvä perehtyä - onko sitä saatavilla suomen kielellä ja maksaako se lisää.
Tuen lisäksi on syytä punnita alustan jatkokehitysnäkymiä. Kehitetäänkö alustaa vielä ja kenen tarpeisiin? Jos kehitys näyttää pysähtyneeltä tai on menossa tykkänään eri suuntaan kuin mitä yhdistyksen tarpeet edellyttäisivät, kannattaa ehkä vielä katsella muita vaihtoehtoja.
Kaikki erikseen vai useampia toimintoja samassa paketissa?
Yhdistyksen kotisivut, jäsenrekisterin, viestinnän ja laskutuksen voi hoitaa erikseen tai yhdellä palvelulla. Jos jäsentietojen ylläpidon ja kotisivujen lisäksi on myös tarvetta laskuttaa ja pitää yhteyttä jäseniin eri kanavissa, ovat Yhdistysavaimen kaltaiset palvelut usein kustannustehokkain ratkaisu. Sosiaalisen median kanavat on myös helppo yhdistää nykyaikaisiin kotisivuihin tehokkaan viestinnän varmistamiseksi.
Kun yhdistyksen useimmin käyttämät toiminnot löytyvät samasta palvelusta, on myös käyttötuki saatavilla yhdeltä luukulta. Lisäksi palveluiden keskinäinen yhteensopivuus on helpommin turvattu, mikäli yksi palveluntarjoaja on vastuussa kokonaisuuden kehityksestä.