Ratkaisut rekisterinpitäjän vastuiden tehokkaaseen hoitoon

Tunnetko rekisterinpitäjän vastuut? Vitec Avoinen Sense Jäsenrekisteri tarjoaa suomalaisille liitoille ja järjestöille tehokkaan työkalun jäsentietojen hallintaan. Tässä artikkelissa käsittelemme rekisterinpitäjien vastuita ja Sense Jäsenrekisterin tarjoamia ratkaisuja, joilla varmistat rekisterinpitäjän velvollisuuksien täyttämisen.

Suomessa rekisterinpitäjän vastuut määräytyvät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Rekisterinpitäjän keskeisiä velvoitteita ovat henkilötietojen lainmukainen, turvallinen ja läpinäkyvä käsittely. Tietojen keräämisestä, säilytyksestä, käsittelystä ja poistamisesta on huolehdittava asianmukaisesti, ja rekisterinpitäjän on varmistettava tietojen suojaus sekä rekisteröidyn jäsenen oikeudet tietojensa hallintaan. Mahdollisista tietosuojaloukkauksista on viipymättä ilmoitettava rekisteröidyille henkilölle sekä tarvittaessa valvontaviranomaisille.

Sense Jäsenrekisteri rekisterinpitäjän apuna

Sense Jäsenrekisterin monipuoliset integraatiomahdollisuudet tukevat jäsentietojen tehokasta ja turvallista hallintaa. Järjestelmän avulla rekisterinpitäjät voivat helposti yhdistää eri tietolähteitä, varmistaen tietojen ajantasaisuuden ja luotettavuuden.

”Voimme nyt hallinnoida helposti yhden järjestelmän kautta useita jäsenpalvelujamme. Saamme hoidettua Sensen kautta lehden osoitteistot, jäsenmaksut, kutsut tapahtumiin ja nyt myös putiigin verkkokaupan yhdestä paikasta.”
Suvi Uski, Rahtarit ry:n toiminnanjohtaja

Sense Jäsenrekisteri mahdollistaa GDPR:n vaatimusten mukaisen henkilötietojen käsittelyn. Järjestelmässä on helppo määritellä, mitä tietoja kerätään ja miten niitä käsitellään, varmistaen näin tietojen lainmukaisen käsittelyn.

”Tietosuojasäädökset ovat tällä hetkellä tiukentuneet ja aiempi järjestelmämme ei enää taipunut uudistuneisiin tarpeisiin. Halusimme myös löytää järjestelmän, joka helpottaisi kurssitoiminnasta vastaavien työntekijöidemme työtä Kelan vaatimien kirjausten osalta.”
Pekka Kankaanpää, Aivoliiton palvelupäällikkö

Jäsenrekisteri tukee rekisteröityjen oikeuksia, kuten oikeutta tarkastaa, oikaista tai poistaa henkilötietoja. Järjestelmän avulla jäsenillä on mahdollisuus hallinnoida omia tietojaan, mikä tekee tietojen käsittelystä läpinäkyvää ja rekisteröidyn oikeuksien mukaista.

”Jäsenistämme yli 70 % käyttää palveluitamme mobiililaitteilla, joten palveluiden helppo saatavuus ja käyttö mobiililaitteilla on todella tärkeää. Meillä jäsenmaksut pyörivät ympäri vuoden, eli jäsenyys on voimassa 12 kuukautta ostohetkestä. Karavaanarin mobiilin kautta jäsenen on helppo tarkistaa ja tarvittaessa hoitaa jäsenmaksut kuntoon.”
Päivi Fjällström, SF-Caravan ry:n rekisterin pääkäyttäjä

Näin hallinnoimme tietosuojariskejä

• Versiopäivitykset: Rekisterin vanhentuminen ja haavoittuvuudet ovat vakavia tietosuojariskejä. Säännölliset versiopäivitykset varmistavat, että asiakkaillamme on aina käytössä ajan tasalla oleva versio rekisterijärjestelmästä.
  
• Palvelinten suojaus: Sense Jäsenrekisteri sijaitsee suojatuilla palvelimilla, mikä takaa tietojen turvallisuuden.
  
• No Code - Low Code -toteutus: Sense Jäsenrekisteri on kehitetty niin, että se mahdollistaa sovellusten nopean ja tehokkaan kehityksen.
  
• Pääkäyttäjien koulutus: Vitec Avoine kouluttaa ja opastaa aina asiakkaiden pääkäyttäjät uusien palveluiden käyttöön. Tarjolla on kattavat koulutuspaketit sekä Pääkäyttäjien yhteisölliset opastustuokiot.
• Koulutamme ja ohjeistamme henkilöstöämme aktiivisesti henkilötietojen käsittelyssä. Kaikilla asiantuntijoillamme on ajantasaiset sopimukset ja työtehtävien edellyttämät tekniset käyttöoikeudet asiakasjärjestelmiin.

Tekninen ylläpito on vain yksi osa tietoturvaa

Vitec Avoinen vastaa Sense Jäsenrekisterin jatkuvasta päivityksestä ja tietoturvan ylläpidosta. Asiakkaat voivat luottaa siihen, että he käyttävät aina uusinta, turvallisinta versiota. Asiakkaalla on myös tärkeä rooli tietosuojan hallinnoinnissa.

”Puhumme usein jaetun vastuun mallista, eli siitä mitkä tietoturvaan liittyvät asiat ovat meidän ja mitkä taas asiakkaan vastuulla. Meidän vastuullamme on rakentaa ja teknisesti ylläpitää turvallisia digitaalisia palveluita sekä tarjota riittävä koulutus niiden tulevalle pääkäyttäjälle. Asiakkaan vastuulla on kouluttaa kaikki palvelun käyttäjät käsittelemään tietoja turvallisella tavalla. Käyttäjien vastuulla on noudattaa näitä ohjeistuksia”, kertoo Vitec Avoinen tietohallintopäällikkö ja tietosuojavastaava Mikko Kauttu.

Sense Jäsenrekisteri on monipuolinen työkalu, joka auttaa rekisterinpitäjiä hoitamaan vastuunsa Suomen ja EU:n lainsäädännön mukaisesti. Integroitavuutensa, tietojen hallinnan toimintojensa ja tietoturvaominaisuuksiensa ansiosta se on erinomainen ratkaisu modernin jäsenrekisterin ylläpitämiseen.